Wiesław budował domy. Najpierw dla siebie, potem dla rodziny, sąsiadów, aż okazało się, że buduje całe miasta. Kiedy stawiał pierwszy dom pracował tylko z kolegą, potem z dwoma, dwudziestoma, dwustoma i nagle zorientował się, że nie potrafi przekazać współpracownikom, co jest dla niego i firmy ważne. Problem, jak skutecznie skomunikować się z załogą, pojawia się w wielu firmach, zwłaszcza tam, gdzie pracownicy są mocno zróżnicowani. Jest na to dobra rada – Rada Redakcyjna.
Zanim na rynku pojawi się nowy numer „Newsweeka”, zanim TVN wyemituje kolejne „Fakty”, zanim fotografowie „Playboya” zrobią sesję kolejnej playmate, zbiera się ciało składające się z dziennikarzy, redaktorów, wydawców i podczas kolegium redakcyjnego zastanawia się, co, do kogo i w jaki sposób chce powiedzieć. Ten sam model warto wykorzystać w firmie przy tworzeniu publikacji wewnętrznej oraz zewnętrznej. Powołanie Rady Redakcyjnej, czyli ciała doradczego składającego się z pracowników różnych szczebli lub przedstawicieli grupy docelowej magazynu zewnętrznego może stać się sposobem na rozwiązanie problemów z dotarciem do ludzi. Skąd wziąć członków Rady? Dróg pozyskania współpracowników jest kilka: można ich wyznaczyć odgórnie, np. kierownicy mogą wskazać pracowników (zaleta: w Radzie będą tylko ludzie dbający o poprawność firmową; wada: czasem trudno się zaangażować, tylko dlatego, że kierownik każe), można ogłosić nabór (zaleta: zgłoszą się ludzie zaangażowani i chętni; wada: dobrymi chęciami piekło jest wybrukowane i aktywiści, którzy chcą zbyt wiele, mogą burzyć balans firmowej komunikacji). Bożena Makowska, redaktor prowadząca magazynów zewnętrznych z wieloletnim doświadczeniem, wyjaśnia – Rada Redakcyjna w magazynach zewnętrznych może być wyłaniana poprzez ogłoszenia, zachęcanie do pisania i fotografowania, a najlepiej poprzez różnego rodzaju konkursy, ponieważ wtedy możemy szukać różnych osób pod konkretne potrzeby komunikacji. Oczywiście w radzie nie wystarczy miejsca dla wszystkich chętnych, choć nie występują konkretne ograniczenia – Liczebność rady zależy od potrzeb, a przede wszystkim od różnorodności grup pracowniczych – pracowałam i z 5- i i z 20-osobowymi – muszą one reprezentować wszystkie oddziały, fabryki, miejscowości.- dodaje.
Bez względu na to, jaką drogę naboru wybierzemy, dzięki Radzie stworzymy sieć „swoich ludzi” – takich, którzy rozumieją sam proces komunikacji, strategię, działania i wartości firmy i, w przypadku rad w magazynów wewnętrznych, którzy staną się ambasadorami komunikacji firmowej w swoich działach. Dostarczanie informacji od różnych grup pracowników i z różnych oddziałów i miejscowości jest niepodważalną zaletą rady Bo trudno o lepsze źródło informacji – to oni najlepiej rozumieją, co czytelników cieszy, boli, bawi i interesuje. Dzięki ich doświadczeniom można konstruować idealnie skrojoną komunikację na miarę potrzeb pracowników, stworzyć ciało eksperckie, które pomoże w budowaniu komunikacji.
Budując Radę Redakcyjną warto rozważyć, czego od niej będziemy oczekiwać. Może to być ciało, które raz na jakiś czas będzie oceniało działania komunikacyjne w firmie i podpowiadało tematy, które warto poruszyć.
– Rada Redakcyjna spotyka się przede wszystkim po to, aby pomóc działowi komunikacji w wymyślaniu tematów i ocenie magazynów i całej komunikacji, muszą się spotkania rady odbywać w określonym celu, np.
mogą być to warsztaty pisania artykułów lub warsztaty fotograficzne – konkretna propozycja zajęć rozwijających kompetencje w dziedzinie komunikacji, znajomość firmy i jej filozofii. Poza tym ważne jest, aby i członkowie rady mieli odczucie, że korzystają na tych spotkaniach – wyjaśnia Bożena Makowska.
Rada może także stać się grupą korespondentów, którzy będą regularnie dostarczać teksty dziennikarskie i zdjęcia do wykorzystania w mediach firmowych. Zaletą pierwszej opcji jest to, że dział komunikacji zdobywa wiedzę, ale w przypadku, gdy nie pasuje ona do strategii firmy, nie musi jej wykorzystywać przy tworzeniu komunikacji. .
Ta opcja jest w prawdzie nieco trudniejsza, bo członkowie rady nie są zwykle profesjonalnymi dziennikarzami i ich prace mogą odbiegać od standardów firmowej komunikacji, ale za to buduje silną więź między autorami i firmą, i sprawia, że stają się oni najlepszymi rzecznikami wewnętrznej komunikacji.
Bez względu na wybraną opcję, aby rada redakcyjna przynosiła rezultaty trzeba z nią pracować i to na co dzień: szkolić ich członków, uczyć ich mediów i komunikacji firmowej, a także samej firmy. Bożena Makowska uzupełnia: – Dzwonić, dopytywać, proponować tematy, rozmawiać i jeszcze raz rozmawiać. Co najmniej dwa razy w roku organizować spotkanie dla wszystkich, aby mogli się poznać, wspólnie oceniać i dyskutować i projektować.
Bo to oni muszą doskonale rozumieć misję, strategię, uwarunkowania rynkowe. Bez tej wiedzy nawet Rada nie da rady.