I tak z chaosu powstał przewodnik

Praca nad przewodnikiem dla pracowników jednego z naszych klientów (niech pozostanie na razie tajemnicą, którego, bo projekt jest na etapie testowego wprowadzania) pokazała mi jak ważny jest wzajemny szacunek i obustronne zaufanie do swojej fachowości w kontaktach między klientem a agencją. Potrzebna też była cierpliwość – klienta do mnie i mnie do klienta. Dzięki temu możliwe było sfinalizowanie projektu, który na początku wydawał mi się tak trudny do uchwycenia jak ośmiornica wyciągana z wody.
Ewelina Jamka
O AUTORZE

Ewelina Jamka

Wolny duch, który dzięki dużej otwartości na świat oraz wieloletniemu doświadczeniu w różnych redakcjach znajdzie pomysł na atrakcyjne ujęcie każdego tematu firmowego.

★ 4 minuty czytania

Zaczęło się od informacji, że jest zadanie do zrobienia – przygotowanie kilku stron gazetki dla działu logistyki, który wdraża modyfikacje do modelu działania łańcucha dostaw. Pomyślałam, że zadanie z jednej strony będzie łatwe (raptem kilka stron), a z drugiej czegoś nowego się nauczę – temat logistyki nie jest mi obcy, ale mam wiedzę tylko ogólną. Z przyjemnością zapisałam telefon do osoby koordynującej prace ze strony klienta.

To było zimą:) Praca nad projektem nie była ani szybka, ani łatwa. Za to satysfakcjonująca i pouczająca.

Przede wszystkim już pierwsza rozmowa pokazała na czym będzie polegać podstawowa trudność – na komunikacji i rozumieniu się. Wiadomo, że każda branża ma swój slang i do ludzi spoza należy mówić tak, by się rozumieć. Tu jednak poprzeczka była zawieszona wysoko, tym razem nie pracowałam z ludźmi z działu komunikacji czy HR, dla których kontakty z agencją nie są niczym nowym. Klientem byli fachowcy ds. łańcucha dostaw, a po drugiej stronie mieli mnie – humanistkę do kwadratu. Pierwsza rozmowa polegała głównie na dopytywaniu się co ta druga strona ma na myśli, i upewnianiu się, że się dobrze zrozumiało.

Moim zadaniem było przygotowanie czegoś w rodzaju przewodnika, uczącego pracowników obsługujących różne odcinki łańcucha dostaw (w tym kierowców zarówno mniejszych samochodów dostawczych jak i TIR-ów) jak mogą reagować w przypadku problemów. Jakich? Na przykład jak mogą uratować spady…

Kto wie co to takiego, zapewne ma coś wspólnego z branżą transportową. Ratowanie spadów to nic innego jak nie dopuszczanie do braku realizacji dostawy mimo różnych przeciwności (począwszy od warunków na drodze a skończywszy na problemach formalnych związanych np. z fakturowaniem). Takich określeń poznałam w ostatnich miesiącach mnóstwo. O każde dopytywałam, by zrozumieć co mam zawrzeć w gazetce. CO napisać. JAK o tym napisać. Albo czego NIE NAPISAĆ, za to pokazać NA RYSUNKU.

Podjęłam decyzję, że nie będę tych branżowych określeń zmieniała – w przypadku gdy mogłam napisać „po polsku” oczywiście wybierałam określenia powszechnie stosowane, ale uznałam, że ważniejsza jest skuteczność i podejście praktyczne. Jeśli chcę, by komunikat dotarł do odbiorcy, którym jest w tym przypadku zapracowany kierowca wiele godzin spędzający za kołkiem i będący w permanentnym stresie by na czas zrealizować dostawę, to muszę pisać tak, by od razu wiedział o co chodzi. Językiem używanym w jego pracy, a nie w mojej.

Gdy pokazałam klientowi pierwszy projekt, w moim odczuciu wypełniony krótkimi tekstami, okazało się, że tekstów jest za dużo tak o 70 proc.! Musiałam jeszcze bardziej zmienić sposób myślenia – to nie był projekt, w którym powinnam walczyć przeciwko kulturze obrazkowej. Klient powiedział, bym wyobraziła sobie, że mam kilka minut przerwy, zaraz znów siadam w samochód i jadę dalej i dostaję kilka stron do czytania. Wyobraziłam sobie… że zwijam gazetę w rulonik i rzucam do schowka.

Gazetka musiała być łatwa i szybka w odbiorze komunikatów. Razem z grafikiem, który w tym projekcie odegrał kluczową rolę, „przełożyliśmy” ile tylko się dało tekstów ma infografiki. W ten sposób powstały komunikaty krótkie i konkretne, pozwalające szybko zerknąć w razie potrzeby, uzyskać potrzebną informację i …jechać dalej. W pewnym momencie klient sugerował użycia jeszcze większej liczby rysunków, ale z kolei ja i grafik przekonywaliśmy, że jeśli zatracimy proporcje między tekstem a obrazkiem, to zamiast się wyróżnić ważne treści przestaną być widoczne. Często zdarza się, że klient chce i pogrubić i wyróżnić kolorem i jeszcze dorysować strzałkę – efekt komunikacyjny jest wtedy marny, a naszą rolą jest spokojnie to klientowi wytłumaczyć. (Tu możesz przeczytać o tym, jak współpracujemy z innymi klientami.)

Podczas pracy nad tym projektem wyjątkowo udawało się zachować równowagę między uwagami klienta i sugestiami ze strony agencji (redaktorsko-graficznymi). Każde z nas było dla drugiej strony wyzwaniem, ale ponieważ rozumieliśmy, że oboje jesteśmy profesjonalistami w swoim fachu potrafiliśmy współpracować, czego finałem jest dobry projekt.

 

 

ZAPISZ SIĘ NA NASZ NEWSLETTER


Wartościowy artykuł raz w tygodniu na Twoją skrzynkę.

Zero spamu. Przestaniemy być ciekawi, wypiszesz się w każdej chwili.

Oświadczam, że dane podaję dobrowolnie w celu zapisania się do newslettera, a Administrator danych – spółka AUDE sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 – przekazał mi informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”) – informacje te są dostępne tutaj. Wyrażam dobrowolnie i w sposób świadomy zgodę na przetwarzanie przez spółkę AUDE sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 moich danych osobowych w celu otrzymywania newslettera i przekazywania mi informacji o oferowanych przez nią produktach, usługach, promocjach i konkursach przez czas niezbędny do realizacji wyżej wymienionego celu, aż do cofnięcia wyrażonej zgody.

Wyrażam zgodę na otrzymywanie od spółki AUDE sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 informacji handlowych drogą elektroniczną na podany przeze mnie adres poczty elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1219 ze zm.). Wyrażam również zgodę na używanie przez spółkę AUDE sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, zgodnie z ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. - Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1907 ze zm.). Wyrażenie zgody jest dobrowolne.

FreshMail.pl
 

SUBSCRIBE TO OUR NEWSLETTER


A valuable article once a week for your inbox.

Zero spam. If we start to be boring, you will sign out at any moment.

I hereby declare the personal data are provided voluntarily for the purpose of signing up for the newsletter, and that the data Administrator – AUDE sp. z o.o. seated in Warsaw (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 – has notified me about the provisions of article 13 item 1 and 2 of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) – the information is available here. I hereby provide voluntary and conscious consent to AUDE sp. z o.o. seated in Warsaw (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 to process my personal data for the purpose of receiving a newsletter and sending me information about company’s products, services, promotions and competitions throughout the time necessary to execute the above mentioned purpose, until the consent is withdrawn.

I agree to receive from AUDE sp. z o.o. seated in Warsaw (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 commercial information onto the email address provided, in accordance with the Act on Providing Services by Electronic Means of 18 July 2002 (Dz. U. of 2017 r., pos. 1219, as amended). I also give permission to AUDE sp. z o.o. seated in Warsaw (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 to use telecommunication terminal devices and automated calling systems for direct marketing purposes, in accordance with the Telecommunications Law of 16 July 2004 (Dz. U. of 2017 r. pos. 1907, as amended). The consent is voluntary.

FreshMail.pl