Dlaczego są tak nieodzowne? Umożliwiają przede wszystkim czytelne, uporządkowane i atrakcyjne wizualnie przedstawienie danych, o których opowiadamy. Kiedy wykorzystamy dźwięk i film, nadamy wystąpieniu ciekawy multimedialny charakter. Dobra prezentacja pełni pomysłową i przemyślaną funkcję pomocniczą dla mówcy. Jej przygotowanie wymaga więcej czasu niż proste przełożenie tekstu wystąpienia na slajdy z ilustracj). Znajomość obsługi i możliwości programu pozwala ten czas oszczędzić i dobrze wykorzystać.
Projektujemy prezentacje w każdym ze sprawdzonych dedykowanych programów. Od prostego PDF-a i aplikacji do pokazów zdjęć, po zaawansowane pakiety do składu graficznego:
inteligentny i coraz bardziej interaktywny Power Point,
oferujący dynamiczną i niebanalną nawigację Prezi
zawierający efektowne grafiki i animacje Keynote (dostępny tylko na komputery Apple).
Znamy ich ograniczenia i możliwości.
Według jednej ze szkół, najważniejszy jest pierwszy i ostatni slajd. Pierwszy dlatego, że z reguły jest wyświetlany najdłużej: służy jako tło w czasie przedstawiania się, ustalania spraw organizacyjnych spotkania itd. Większość uczestników słucha wstępu i patrzy co chwila na wyświetlany obraz. Ostatni slajd jest ważny, ponieważ zawiera podsumowanie tego, o czym mówiono podczas prezentacji. Wyświetla się, gdy trwają pytania z sali. Pokazuje po raz kolejny wszystkie ważne informacje. Zapewnia to pewną wygodę w dyskusji: krótko przywołujemy poszczególne wnioski, aby nie było potrzeby wracać do slajdów, które te informacje pokazywały. Ostatni slajd ma stać się podporą dla prowadzącego: kotwicą i stabilizacją zdania, które właśnie wygłosił. Kończący slajd z napisem „dziękuje za uwagę” niczemu nie służy. Można się za to zastanawiać, dlaczego tego ktoś to pisze zamiast powiedzieć? Albo dlaczego dziękować nawet wtedy, gdy uczestnicy nie uważali?
Wiemy, jak ważny jest wygląd prezentacji, ale wiemy też, do czego tak naprawdę ma służyć: na pewno nie do czytania. Nie powinna być też pokazem umiejętności obsługi oprogramowania. Występujący prezentuje sobą, słowami i mową ciała, slajdy mają być tłem: świecić za  plecami i pomagać obrazować temat, o którym mówi. Dlatego piszemy krótko, opowiadamy obrazem: używamy zdjęć, przykładów, wykresów. Unikamy za to tak często spotykanych bullet pointów. Upraszczamy, ale budzimy wyobraźnię i włączamy emocje.