By skutecznie budować employer engagement na pewno trzeba też zainwestować swój czas, często budżet i przeorganizować schemat przepływu informacji.

Zadbaj o regularną komunikację

Informowanie na czas powinno być hasłem wiszącym na ścianie w pokoju działu komunikacji wewnętrznej. Komunikacja skierowana do pracowników powinna działać jak w zegarku. MUSI być regularna. Odbiorca przyzwyczaja się do sięgania po firmowy magazyn na początku kwartału czy zaglądania do maila w dniu, gdy spodziewa się nowego wydania newslettera i czyta zawarte treści, traktując te nośniki jako swoje stale źródła informacji o tym, co się dzieje w firmie. Jeśli komunikacja będzie wychodzić nieregularnie (a jest to problem w wielu firmach) to odbiorca nie wyrobi sobie nawyku sięgania po nią. Nieprzypadkowo tygodniki wychodzą w tych samych dniach tygodnia, nawet miesięczniki pojawiają się w kioskach z dokładnością do 2 dni. Przyzwyczajenie to krok do zawiązania relacji, a od relacji blisko do zaangażowania.
Tak samo jak regularne komunikowanie istotne jest informowanie szybkie – jeśli np. pracownicy dostali nagrodę za osiągnięcia zawodowe albo brali udział w zawodach sportowych, reprezentując firmę, to jeśli przeczytają relację z tych wydarzeń w momencie, gdy jeszcze emocje nie opadły, komunikacja wzmocni to pozytywne doświadczenie. Ktoś pokaże notkę w gazecie rodzinie, kolega z pracy pogratuluje, a doceniony pracownik poczuje się ważny dla firmy i jego motywacja wzrośnie. Gdy informacja o wyróżnieniu i zawodach pojawi się pół roku później pies z kulawą nogą się tym nie przejmie, bo ludzie będą już pochłonięci innymi projektami i obowiązkami. Dodatkową wartością, jaka wynika z dynamicznie działającej komunikacji, jest to, że ludzie chętniej wychodzą z inicjatywą, informując o ważnych w ich działach wydarzeniach, gdy widzą, że reakcja jest szybka, a niusy ukażą się za tydzień, a nie po 2 kwartałach.

Posłuchaj głosu pracowników

Drugi slogan, który działy komunikacji i specjaliści od employer engagement powinni mieć wypisany na ścianie to: Pozwolić pracownikom mówić!
To bardzo ważne, by nie tylko do pracowników wysyłać komunikaty, ale też stworzyć im miejsca, w których mogą sami tworzyć treści, choćby tylko komentować. Sam tradycyjny intranet to za mało, pozwala tylko na bierne czytanie, a komentować można do kolegi zza biurka obok. Jeśli dasz pracownikowi przestrzeń do wyrażania swojego zdania, najprawdopodobniej to zrobi, prowokując innych również do wyrażenia opinii.
Dlatego tak ważne jest, by gazety wewnętrzne nie były redagowane wyłącznie przez działy komunikacji czy współpracujących dziennikarzy i redaktorów. Gdy pracownik np. działu logistyki albo pan z magazynu sam, swoimi słowami, opowie o tym, co się dzieje u nich w dziale, co ostatnio zmienili, kto dostał nagrodę, to taki tekst będzie brzmiał autentycznie i chętniej będzie czytany przez pracowników. Pewnie też zachęci kolejnych do wypowiedzenia się. Rolą redaktora jest wyczuć, kto woli napisać sam (dla wielu to wielka przyjemność i przygoda, a gdy tekst będzie już wydrukowany, także powód do dumy), a z kim lepiej porozmawiać i napisać za niego. Trzeba tylko zachować charakter wypowiedzi, nie wygładzać na siłę – jestem nawet zdania, że warto przymknąć oko na niedoskonałości językowe, jeśli treść dzięki temu będzie żywa i pełna emocji.
Dobrym pomysłem jest też tworzenie rad redakcyjnych, w których współdziałają razem pracownicy odpowiedzialni za komunikację, dziennikarze i redaktorzy, i pracownicy chętni do spróbowania swoich sił w dziennikarstwie. W ten sposób mogą powstawać teksty jednocześnie profesjonalne i bliskie prawdziwemu życiu firmy, bo wiadomości i pomysły na materiały będą pochodzić z samego źródła.
W ten sposób umacnia się społeczność pracownicza, podobnie jak to się dzieje na forach czy portalach społecznościowych. Dlatego warto od intranetu przejść krok dalej i stworzyć Collaborative Intranet (Intranet 2.0) – słowo collaborative jest tu kluczowe, to intranet powiększony o element współpracy, co oznacza, że treści w nim zawarte mogą być wzbogacane przez użytkowników np. poprzez dodawanie komentarzy. Jeszcze bardziej interaktywna jest sieć ESN (ang. enterprise social network) – to wewnętrzne sieci społecznościowe, które umożliwiają wielokierunkową komunikację wszystkich ich użytkowników. Każdy członek sieci ma takie samo prawo do tworzenia treści w serwisie. Przypomina to mechanizmy Facebooka, Instagrama czy Twittera. Takie rozwiązania wymagają oczywiście większego nakładu pracy ze strony działów komunikacji wewnętrznej, moderowania itd., ale to bardzo silny czynnik angażujący. Vide: facebook – czy trzeba coś tłumaczyć? W ciągu ostatniej dekady sieci ESN rozwinęły się bardzo dynamicznie, przejmując aż 65% rynku. Według przewidywań McKinsley Global ich zasięg w 2017 może sięgnąć nawet 70%, są wygodnym kanałem do dzielenia się wiedzą wewnątrz organizacji, ułatwiają rozwiązywanie konfliktów, podejmowanie decyzji biznesowych i zwiększają zaangażowanie pracowników oraz ich produktywność. Sam Facebook zauważył możliwości w tym sektorze i zainwestował w Workplace by Facebook – narzędzie do komunikacji, z którego mogą korzystać firmy. Z komunikatorem, postami, możliwością prowadzenia rozmów w grupie, transmisji wideo, tworzenia wykresów – wszystko w gronie współpracowników.

Dowiedz się, co dla pracowników ma znaczenie

A trzecie hasło przyświecające specjalistom ds. employer engagement powinno brzmieć: Poznać wartości bliskie pracownikom.
Po to, by organizowane eventy pracownicze, akcje CSR i charytatywne były zgodne z wartościami osobistymi pracowników. Pracownicy chętnie angażują się w działania, które są im bliskie, utożsamiają się wtedy z firmą i wpływa to znacząco na podejście do pracy. W dużych organizacjach dużo takich działań jest narzucanych odgórnie z centrali międzynarodowych, w takich wypadkach trzeba zadbać o jak najlepsze przedstawienie inicjatywy, a jeśli to możliwe dać pracownikowi możliwość wyboru. W jednej z firm, która jest naszym klientem, pracownicy mogą np. głosować, której fundacji firma ma przekazać datki na rozwój. Gdy pracownik może wpływać na takie decyzje czuje, że jego opinia ma znaczenie i rośnie jego zaangażowanie. To szczególnie ważne dla młodych pokoleń – „Jak się okazuje, wybory dokonywane przez przedstawicieli pokolenia Y w kwestii kariery zawodowej opierają się na wartościach osobistych. Aż siedmiu na dziesięciu ankietowanych uważa, że wartości te są również podzielane przez organizację, w której pracują. Prawie połowa nie podjęła się w pracy wykonania projektu, który kłócił się z ich osobistym systemem wartości i zasadami etycznymi” – to opinia Natalii Pisarek, współautorki badania The 2016 Deloitte Millennial Survey z Deloitte Polska.

A na koniec coś, co może powinnam powiedzieć na początku – dlaczego to zaangażowanie w ogóle jest takie ważne? Bo pracownik zaangażowany to najlepsza wizytówka firmy. Poza tym „zaangażowany” równa się „lojalny” – korzyści z tego płynących nie trzeba tłumaczyć, zwłaszcza na rynku, w którym coraz częściej to pracodawca szuka ludzi, nie odwrotnie. Jak wynika z badań Aon Hewitt wystarczy 5-proc. wzrost zaangażowania pracowników, by wyniki firmy wzrosły o 3 proc. 
Tak więc dbałość o budowanie zaangażowania pracowników najzwyczajniej jest warta zachodu.

Pracownik, który czuje się częścią społeczności, który wie, że może mieć realny wpływ na to, co się dzieje w pracy, a gdy zabiera głos, jest wysłuchiwany, czuje się szanowany i odpłaca tym samym kolegom, szefom i z szacunkiem nie tylko wykonuje swoją pracę, ale także opowiada o niej ludziom spoza firmy. To najskuteczniejszy i najbardziej autentyczny employer branding.