AUDE: Zacznijmy od wspomnień. Czy pamiętasz swój pierwszy w życiu dzień pracy zdalnej? Kiedy to było, gdzie wtedy pracowałaś?

Clare Witty, Culture & Engagement Lead, PepsiCo: Wydaje mi się, że było to kilka lat temu. Pracowałam wtedy dla firmy motoryzacyjnej, która wprowadzała elastyczne godziny pracy. Zmiana lokalizacji biura stała się dla niej okazją do zmiany kultury organizacyjnej – z „9-17” na bardziej elastyczne środowisko, „hot desking” i tym podobne.

Jedną z większych barier była dla mnie wówczas konieczność noszenia ze sobą małego tokenu VPN. Te urządzonka pokazywały nam kody zabezpieczeń, a jeśli ktoś zapomniał wziąć swojego – praca zdalna była niemożliwa, więc wszyscy postrzegaliśmy to jako coś skomplikowanego. Dziś jest znacznie łatwiej – gdy pracuję w PepsiCo, po prostu łączę się z Wi-Fi i już.

Wyobraź sobie, że możesz podróżować w czasie i rozmawiać ze sobą w czasie, o którym właśnie odpowiedziałaś. Jaką poradę dotyczącą pracy zdalnej miałaby dzisiejsza Clare dla Clare sprzed lat?

Na pewno jedną z ważniejszych rzeczy jest wykorzystywanie wideo. Na początku swojej pracy zdalnej głównie wysyłałam e-maile, czasem gdzieś dzwoniłam, ale to było wszystko. Dziś wolę organizować wideokonferencje, bo pozwalają mi one utrzymywać stosunki międzyludzkie i przejmować trochę energii od mojego zespołu. Wideo pomaga też nam wszystkim utrzymać podobny poziom koncentracji – rozmowy bez wizji sprawiają, że ludzie kuszeni są przez multitasking, przez co część spotkań może być trudna, zwłaszcza w dużych grupach, gdzie nie wszyscy są odpowiednio obecni i skupieni.

Skupmy się na dniu dzisiejszym. Jak wygląda Twoja codzienna rutyna? W jaki sposób rozpoczynasz dzień?

Przede wszystkim od zejścia po schodach, zjedzenia śniadania i wypicia filiżanki herbaty. Przeglądam wtedy swoją skrzynkę e-mailową, by zobaczyć, co słychać u mojego europejskiego zespołu, którego członkowie żyją w różnych strefach czasowych (czasem są między nami 2 godziny różnicy). Przyznam, że robię to wciąż w pidżamie (śmiech), ale teraz, gdy praca zdalna to moja codzienność, stałam się bardziej zdyscyplinowana w porządkowaniu dnia – ważne jest, by wziąć prysznic i ubrać się tak samo, jakbyśmy szli do biura. To bardzo zmienia nasz sposób działania.

Każdego dnia w moim kalendarzu pojawiają się wideokonwersacje, odpowiadanie na e-maile i bloki dotyczące zarządzania projektami, ale staram się też umieszczać tam przerwy na lunch, podczas których laptopa odkładam na bok. Piątki natomiast dla mnie i zespołu są dniami na własne sprawy, – ograniczamy wtedy liczbę spotkań, a zamiast tego przeznaczamy czas na planowanie lub rozwój osobisty, czyli np. obejrzenie webinaru lub zrealizowanie kursu online.  Dla mnie samej piątkowe popołudnia oznaczają wizyty w lokalnej szkole, gdzie spotykam się z dziećmi, by z nimi poczytać – to daje dużą satysfakcję.

Czy pracujący zdalnie menedżer powinien udostępniać swój kalendarz zespołowi?

Staram się być transparentna, i to nie tylko jeśli chodzi o kalendarz, lecz także – mój czas wolny. Tutaj przydaje mi się Skype Messenger, który pozwala oznaczać aktualny status kolorami. Zachęcam zespół, by szukali tam ze mną kontaktu w każdej chwili. Dla mnie ważne jest, by mój zespół czuł, że jestem dostępna, nawet jeśli jestem fizycznie nieobecna. W biurze zazwyczaj odwracamy się do siebie, by zapytać po prostu „hej, co sądzisz o…”, ale praca zdalna to uniemożliwia. Trzeba wymyślić jakiś wirtualny zamiennik.

Jak wygląda Twoja skrzynka z narzędziami? Co jest w niej niezbędne, a co nie? Czy spędzasz czas wyłącznie w cyfrowym środowisku, czy raczej wolisz czasami spisywać myśli na kartce papieru?

Ok. 90% mojego czasu spędzam, wykorzystując Microsoft Teams, Skype Messengera i aplikację do e-maili. Mam jednak zawsze obok siebie notes, w którym mogę, na przykład, robić notatki podczas webinarów czy wideorozmów – fizyczny akt przelewania myśli na papier bardzo pomaga mi w koncentracji.

Ludzie pracujący zdalnie wykorzystują różne aplikacje do współpracy. Czy czujesz jednak coś w rodzaju przeładowania komunikacyjnego? Jak można sobie z tym radzić – i jak możemy to zakomunikować naszym szefom?

Dobre pytanie i jest to zdecydowanie coś, w czym musiałam odnaleźć własny rytm. Przeładowanie informacjami z różnych źródeł – e-maili, SMS-ów, MS Teams czy WhatsAppa – rzeczywiście może być przytłaczające (a jak rozprasza!). Ważne jest, by wypracować sobie własny sposób funkcjonowania i jasno wskazać poszczególne kanały komunikacji.

Każdy zespół powinien wypracować rozwiązania, które odpowiadają mu najbardziej. Dla przykładu, do części rozmów grupowych wykorzystujemy WhatsAppa jako bardziej nieformalną ścieżkę nawiązywania relacji – dzięki zdjęciom, dzieleniu się różnymi rzeczami itp. – ale informacje istotne biznesowo komunikujemy za pośrednictwem e-maili.

Wiemy też z różnych badań, że praca zdalna może czasami osłabić więzi między współpracownikami, a w rezultacie – zmniejszyć poziom zaufania w zespole. Jak lider biznesowy może temu zaradzić?

Choć rozumiem teorię, która stoi za tym poglądem, to w moim przypadku było raczej odwrotnie. Czuję bliskość z zespołem, bo kładziemy duży nacisk na utrzymywanie kontaktu – używając połączenia komunikacji nieformalnej i formalnej – mamy bardzo regularne wideorozmowy 1:1, a także cotygodniowe spotkania zespołowe. Najważniejsze jednak jest to, że staramy się być dla siebie dostępni dzięki narzędziom online, takim jak Skype Messenger czy grupa na WhatsAppie.

W dzisiejszych czasach wiele firm jest w różny sposób zmuszanych do pracy zdalnej. Myślisz, że powinny one zapewnić jakieś szkolenia dla pracowników z tego modelu?

Zdecydowanie, według mnie biznes powinien udostępnić swoim ludziom różnorakie zasoby edukacyjne, jeśli chcą przejść na pracę zdalną tak łagodnie, jak to tylko możliwe. Musimy pamiętać, że poszczególni pracownicy zaczynają z różnego poziomu – część z nich pracuje zdalnie systematycznie, inni mogli tego nigdy nie robić. Musimy się upewnić, że każda grupa będzie miała zasoby, na których może polegać.

W PepsiCo mamy webinary o wykorzystaniu Zooma i MS Teams, udostępniamy też artykuły o pracy zdalnej w naszej platformie do komunikacji wewnętrznej, dzielimy się PDF-ami i poradnikami dotyczącymi spraw technicznych. Staramy się też zapewnić wsparcie tym, którzy prowadzą duże spotkania w sieci, by uczynić je angażującymi i włączającymi. Nikt nie chce przecież uczestniczyć w przydługich wideokonferencjach, podczas których nikt nie wchodzi ze sobą w interakcję.

Praca zdalna to tak naprawdę umiejętność, w którą trzeba włożyć trochę wysiłku.

>> Czujesz się dziwnie, pracując z domu? Jest nas więcej – przeczytaj.