Kto nas zna, ten wie, że charakter naszej firmy pozwala na swobodę w kontaktach międzyludzkich, nikt tu do nikogo nie mówi proszę pana / proszę pani, a do tego większość naszych klientów również preferuje formę na „ty”. I tym zapewne się kierowała prezes agencji Ula Radzińska, gdy   wyjeżdżając na urlop w pośpiechu – bo Ula wszystko robi szybko – ustawiła autorespondera w  mailu z informacją, że jej nie będzie przez tydzień i by w ważnych sprawach kontaktować się z Bożenką.

I już.

Pierwszy telefon odebrałam ja. Pewna miła pani pedagog współpracująca od niedawna z agencją przy nowym projekcie, powiedziała, że gdy na wysłany do Uli mail otrzymała takie dictum, przeczytała i intensywnie zaczęła się myśleć: kim jest Bożenka. No kim? Pewnie powinna wiedzieć, może nawet znać? Wychodząc z domu musiała zostawić telefon, który się ładował, więc przykazała dziecku surowo: jakby dzwoniło, odbieraj, bo może dzwonić BOŻENKA. Dziecko wysłuchało przejęte i spytało z nabożną czcią: A kim jest BOŻENKA???

Tego nie wiedział nikt 🙂

Telefonów i maili w tej sprawie odebraliśmy kilka, ci, którzy Bożenkę znają, chichocząc przyznawali, że w sumie nie trzeba nic więcej dodawać, każdy wie kim jest Bożenka. Sama Bożenka poczuła się jak cesarz, którego przedstawiać nie trzeba, ani tym bardziej jego adresu podawać. Niestety nasza szefowa zachowała czujność nawet na wakacjach i po 3 dniach zmieniła treść na taką, jaka powinna być. Co zainspirowało nas, by w połowie tekstu pośmiać się razem z tobą, a w połowie przypomnieć, jakie są zasady mailowego komunikowania w takich przypadkach.

Po pierwsze informacja musi być konkretna i kompletna. U nas zabrakło tego drugiego:)
Nie ustawiaj komunikatów połowicznych, w rodzaju: W dniach 23-26 maja jestem na urlopie.

Coś takiego spowoduje u szukającego z tobą kontaktu wyłącznie irytację. Czego zabrakło? Oczywiście namiarów na osobę, która cię zastępuje. Imię, nazwisko i koniecznie telefon i mail.

Raczej nie pisz skrótowo: Nie ma mnie do 15 lipca. Dlaczego? Bo to oschłe i nieuprzejme. Warto dodać, dlaczego cię nie ma, czy jesteś na szkoleniu, czy na urlopie, czy na zwolnieniu z powodu choroby. Choć tu podzielone są opinie ekspertów mailowej etykiety i niektórzy uważają, że informowanie o chorobie jest zbyt osobiste a w dodatku może zaniepokoić twoich klientów, że ich projekty nie będą ukończone na czas. Do przemyślenia więc.

Jeśli charakter twojej pracy pozwala na nieformalne komunikowanie się, możesz żartobliwie sformułować informację: Zirytowany, że mnie nie ma? Pomyśl, jaki wypoczęty wrócę i jak efektywnie będę wtedy pracował!

Są firmy, w których zwyczaju jest rozsyłać takie wiadomości tylko w poczcie wewnętrznej i piszący z poczty zewnętrznej nie dostają odpowiedzi – my jednak radzimy uwzględniać wszystkich przy ustawianiu autorespondera, unika się wtedy telefonów od tych, którzy nie mogli doczekać się odpowiedzi na swojego maila.

I pamiętaj, ustal z osobą, którą wskazujesz jako swoje zastępstwo, żeby nie była zdziwiona… U nas notorycznie wybuchają awantury, szczególnie gdy osoba wyjeżdżająca odpowiedzialna jest za zadania, które wymagają dużego nakładu czasu 🙂

I jeszcze jedno: czasem warto… skłamać i podać datę o dzień późniejszą niż faktyczna. Po co? Ano po to, by mieć jeden dzień na przystosowanie się z powrotem do firmowego rytmu no i odkopać się spod stosu czekających na odpowiedź maili.

Na koniec pocieszamy sami siebie, że takie potknięcia przytrafiają się też nawet najbardziej profesjonalnym zawodnikom. Nie tak dawno jeden z naszych klientów pomylił rok wpisując datę powrotu i wynikało z niej, że wróci w sierpniu ale …2017 roku:) Być może było to jego podświadome pragnienie:)

Ps. Bożenka to Bożena Makowska, dyrektor wydawnicza Aude, to dzięki niej wszystko działa jak należy i to bez niej zapanowuje chaos, dlatego tak bardzo nie lubimy, gdy ona idzie na urlop 🙂