Kim jest Bożenka?!

Ty wiesz? Bo my już tak... Ale wielu klientów i współpracowników naszej agencji miało w tym tygodniu zagadkę do rozwiązania, no prawie jak w serialu kryminalnym. A zaczęło się od niewinnego maila naszej szefowej, która, nawiasem mówiąc, ten tekst przeczyta po powrocie z urlopu i być może udusi pomysłodawców wpisu.
Ewelina Jamka
O AUTORZE

Ewelina Jamka

Wolny duch, który dzięki dużej otwartości na świat oraz wieloletniemu doświadczeniu w różnych redakcjach znajdzie pomysł na atrakcyjne ujęcie każdego tematu firmowego.

★ 3 minuty czytania

Kto nas zna, ten wie, że charakter naszej firmy pozwala na swobodę w kontaktach międzyludzkich, nikt tu do nikogo nie mówi proszę pana / proszę pani, a do tego większość naszych klientów również preferuje formę na „ty”. I tym zapewne się kierowała prezes agencji Ula Radzińska, gdy   wyjeżdżając na urlop w pośpiechu – bo Ula wszystko robi szybko – ustawiła autorespondera w  mailu z informacją, że jej nie będzie przez tydzień i by w ważnych sprawach kontaktować się z Bożenką.

I już.

Pierwszy telefon odebrałam ja. Pewna miła pani pedagog współpracująca od niedawna z agencją przy nowym projekcie, powiedziała, że gdy na wysłany do Uli mail otrzymała takie dictum, przeczytała i intensywnie zaczęła się myśleć: kim jest Bożenka. No kim? Pewnie powinna wiedzieć, może nawet znać? Wychodząc z domu musiała zostawić telefon, który się ładował, więc przykazała dziecku surowo: jakby dzwoniło, odbieraj, bo może dzwonić BOŻENKA. Dziecko wysłuchało przejęte i spytało z nabożną czcią: A kim jest BOŻENKA???

Tego nie wiedział nikt 🙂

Telefonów i maili w tej sprawie odebraliśmy kilka, ci, którzy Bożenkę znają, chichocząc przyznawali, że w sumie nie trzeba nic więcej dodawać, każdy wie kim jest Bożenka. Sama Bożenka poczuła się jak cesarz, którego przedstawiać nie trzeba, ani tym bardziej jego adresu podawać. Niestety nasza szefowa zachowała czujność nawet na wakacjach i po 3 dniach zmieniła treść na taką, jaka powinna być. Co zainspirowało nas, by w połowie tekstu pośmiać się razem z tobą, a w połowie przypomnieć, jakie są zasady mailowego komunikowania w takich przypadkach.

Po pierwsze informacja musi być konkretna i kompletna. U nas zabrakło tego drugiego:)
Nie ustawiaj komunikatów połowicznych, w rodzaju: W dniach 23-26 maja jestem na urlopie.

Coś takiego spowoduje u szukającego z tobą kontaktu wyłącznie irytację. Czego zabrakło? Oczywiście namiarów na osobę, która cię zastępuje. Imię, nazwisko i koniecznie telefon i mail.

Raczej nie pisz skrótowo: Nie ma mnie do 15 lipca. Dlaczego? Bo to oschłe i nieuprzejme. Warto dodać, dlaczego cię nie ma, czy jesteś na szkoleniu, czy na urlopie, czy na zwolnieniu z powodu choroby. Choć tu podzielone są opinie ekspertów mailowej etykiety i niektórzy uważają, że informowanie o chorobie jest zbyt osobiste a w dodatku może zaniepokoić twoich klientów, że ich projekty nie będą ukończone na czas. Do przemyślenia więc.

Jeśli charakter twojej pracy pozwala na nieformalne komunikowanie się, możesz żartobliwie sformułować informację: Zirytowany, że mnie nie ma? Pomyśl, jaki wypoczęty wrócę i jak efektywnie będę wtedy pracował!

Są firmy, w których zwyczaju jest rozsyłać takie wiadomości tylko w poczcie wewnętrznej i piszący z poczty zewnętrznej nie dostają odpowiedzi – my jednak radzimy uwzględniać wszystkich przy ustawianiu autorespondera, unika się wtedy telefonów od tych, którzy nie mogli doczekać się odpowiedzi na swojego maila.

I pamiętaj, ustal z osobą, którą wskazujesz jako swoje zastępstwo, żeby nie była zdziwiona… U nas notorycznie wybuchają awantury, szczególnie gdy osoba wyjeżdżająca odpowiedzialna jest za zadania, które wymagają dużego nakładu czasu 🙂

I jeszcze jedno: czasem warto… skłamać i podać datę o dzień późniejszą niż faktyczna. Po co? Ano po to, by mieć jeden dzień na przystosowanie się z powrotem do firmowego rytmu no i odkopać się spod stosu czekających na odpowiedź maili.

Na koniec pocieszamy sami siebie, że takie potknięcia przytrafiają się też nawet najbardziej profesjonalnym zawodnikom. Nie tak dawno jeden z naszych klientów pomylił rok wpisując datę powrotu i wynikało z niej, że wróci w sierpniu ale …2017 roku:) Być może było to jego podświadome pragnienie:)

Ps. Bożenka to Bożena Makowska, dyrektor wydawnicza Aude, to dzięki niej wszystko działa jak należy i to bez niej zapanowuje chaos, dlatego tak bardzo nie lubimy, gdy ona idzie na urlop 🙂

Kategorie: power of contentic

ZAPISZ SIĘ NA NASZ NEWSLETTER


Wartościowy artykuł raz w tygodniu na Twoją skrzynkę.

Zero spamu. Przestaniemy być ciekawi, wypiszesz się w każdej chwili.

Oświadczam, że dane podaję dobrowolnie w celu zapisania się do newslettera, a Administrator danych – spółka AUDE sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 – przekazał mi informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”) – informacje te są dostępne tutaj. Wyrażam dobrowolnie i w sposób świadomy zgodę na przetwarzanie przez spółkę AUDE sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 moich danych osobowych w celu otrzymywania newslettera i przekazywania mi informacji o oferowanych przez nią produktach, usługach, promocjach i konkursach przez czas niezbędny do realizacji wyżej wymienionego celu, aż do cofnięcia wyrażonej zgody.

Wyrażam zgodę na otrzymywanie od spółki AUDE sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 informacji handlowych drogą elektroniczną na podany przeze mnie adres poczty elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1219 ze zm.). Wyrażam również zgodę na używanie przez spółkę AUDE sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, zgodnie z ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. - Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1907 ze zm.). Wyrażenie zgody jest dobrowolne.

FreshMail.pl
 

SUBSCRIBE TO OUR NEWSLETTER


A valuable article once a week for your inbox.

Zero spam. If we start to be boring, you will sign out at any moment.

I hereby declare the personal data are provided voluntarily for the purpose of signing up for the newsletter, and that the data Administrator – AUDE sp. z o.o. seated in Warsaw (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 – has notified me about the provisions of article 13 item 1 and 2 of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) – the information is available here. I hereby provide voluntary and conscious consent to AUDE sp. z o.o. seated in Warsaw (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 to process my personal data for the purpose of receiving a newsletter and sending me information about company’s products, services, promotions and competitions throughout the time necessary to execute the above mentioned purpose, until the consent is withdrawn.

I agree to receive from AUDE sp. z o.o. seated in Warsaw (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 commercial information onto the email address provided, in accordance with the Act on Providing Services by Electronic Means of 18 July 2002 (Dz. U. of 2017 r., pos. 1219, as amended). I also give permission to AUDE sp. z o.o. seated in Warsaw (02-620), ul. Puławska 118A, KRS 0000216511, REGON 015796792, NIP 5252306020 to use telecommunication terminal devices and automated calling systems for direct marketing purposes, in accordance with the Telecommunications Law of 16 July 2004 (Dz. U. of 2017 r. pos. 1907, as amended). The consent is voluntary.

FreshMail.pl